Vad krävs mentalt av en interimschef?
En interimschef är en inhyrd chef som tar ett tillfälligt ledningsansvar. Det kan vara inom olika branscher och olika organisatoriska positioner. Tidsmässigt rör det sig om några månader till några år.
Ofta är denna person rekryterad via en särskild byrå, som t.ex. Brightmill, som är specialiserad på att hitta personer som är lämpliga för uppgiften. Som interimschef kan man ofta branschen men man kan inte den aktuella organisationen (om man inte har varit där förut).
Ur ett kognitionsvetenskapligt perspektiv kan man då undra vilka mentala krav som ställs för att klara att gå in i en ny organisation med ett ledningsuppdrag.
De områden som är mest centrala när det gäller ställda krav är minne, exekutiva funktioner och social kognition. En utmaning är det synsätt som kallas situerad kognition. Vi går igenom de olika områdena.
Minne
Det är vanligt att interimschefer har många års erfarenhet av en eller flera branscher samt många år från ledningspositioner. Med ökad ålder kommer vissa utmaningar på minnet. En enkel princip är att det man använder förblir alert. Använder du minnet aktivt spelar det inte så stor roll vilken ålder du har. En annan enkel princip är att ökad och långvarig stress försvårar att skapa nya minnen och återhämta gamla minnen. En interimschef behöver med andra ord hålla minnet igång och inte hamna i långvarig stress.
Det man behöver för att fungera socialt är att kunna lägga ansikten på minnet och namn på minnet. Detta brukar vara enklare för vissa än andra men det är särskilt viktigt att man regelbundet tränar på att minnas personer och gärna hänga upp det på vad som är specifikt med en viss person.
På möten är det bra att ha någon form av minnesstöd. En mötessekreterare är bra för samtliga men för egen skull behöver man föra anteckningar som man har rutin på att återvända till och följa upp för att se att man gör det man har bestämt.
Exekutiva funktioner
Med exekutiva funktioner menas sådant som bedömning, beslut, resonerande/slutledning och problemlösning. Den som är i ledningsposition har ofta högre krav på sig att uppvisa hög kapacitet inom dessa funktioner.
En generell skillnad när det gäller exekutiva funktioner är mellan experter och noviser. Att vara expert inom ett område medför att man närmar sig beslut och problem på ett annat sätt än vad noviser gör. Frågan är därför om en interimschef är branschexpert vilket i så fall gör att denna kan hantera beslut och problem på ett mer effektivt och framgångsrikt sätt.
Vid beslutsfattande finns det idag inom vissa branscher ett beslutstödssystem. Dessa kan helt eller delvis bygga på AI (Artificiell Intelligens). Beslutstödssystem är just ett stöd. Inte ett system som autonomt fattar beslut. Som chef behöver man veta när man ska ta hjälp av detta stöd eller när man ska lita mer på sig själv och sin erfarenhet. Ett exempel på ett beslutstöd är en AI som kan ställa diagnoser inom sjukvården. En skicklig läkare ställer ofta bättre diagnoser än ett beslutstöd men en ganska oerfaren läkare kan hamna fel något oftare. Det är samma inom alla branscher där beslutstödssystem används.
Ett annat område där det kan vara skillnad mellan en expert och en novis är inom målformulering, planering och strategi. Man kan vara bra på en bransch utan att vara en bra strateg. Här är det snarare en fördel att vara van vid ledningsuppdrag där strategi är förväntat. En strategi beskriver hur man når ett mål genom de medel man har till buds.
Slutligen behöver en ledare hantera en hög grad av komplexitet för att kunna ha en god överblick på organisationen. För att klara att inte missa någon del som kan vara av betydelse när man fattar beslut eller sätter upp mål och strategier krävs ett arbetsminne med hög kapacitet.
Arbetsminnet tar hand om den information man behöver processa i nuet. Det är en blandning mellan relevanta minnen och information som man för stunden tar in genom sina sinnen. Personer med hög arbetsminneskapacitet klarar att hantera komplexa situationer. Detta behöver en chef och i högsta grad en interimschef eftersom den senare inte hunnit skapa sig en insyn i alla organisationens delar.
Social kognition
Social kognition innebär att kunna förstå och hantera sociala situationer samt kunna sätta sig in i hur andra tänker och känner. I det första fallet är det nödvändigt att snabbt identifiera vilka rutiner och ritualer som förekommer i en organisation och förstå vilken funktion de fyller. Vissa organisationer är mindre strukturerade än andra. Då behöver man förstå vad som ligger bakom den flexibilitet som gäller.
När man är interimschef behöver man inte ha kontakt med all personal. Det räcker att man har koll på sin närmaste grupp, t.ex. ldningsgruppen. De individer som ingår i den gruppen behöver man som chef läsa av för att försöka förstå vad det är som driver varje enskild person. Social kognition på individnivå ställer krav på att man kan se vad som döljer sig bakom en individs handlingar. Hur tänker personen? Vad känner personen? Vilka är avsikterna? Man behöver inte vara en tankeläsare men man behöver göra kvalificerade gissningar.
Vissa mycket analytiska personer kan säga något som är självklart baserat på den analys de har gjort men det behöver inte sägas på ett sådant sätt att andra förstår. Då är det lika mycket mottagarens, det vill säga chefens, uppgift att försöka lista ut hur den andre tänker. Man kan alltid ställa frågor för att få mer information. Om man utgår ifrån det den andre säger är fel begår man ofta misstaget att inte inse att andra kan tänka på ett annat sätt som gör att de faktiskt når bättre utfall. Nyckeln är att inte avfärda utan förstå hur den andre tänker.
Situerad kognition
Situerad kognition är ett synsätt som inte begränsar de kognitiva processerna till det som sker i hjärnan utan tittar på det i ett större perspektiv. Tänkande innefattar hela kroppen och även det som finns utanför kroppen. Här ingår andra individer, artefakter, och system som beslutstödssytem samt sammanhanget där tankeprocessen pågår.
Situerad kognition innebär som det låter att tänkande är situationsberoende. Det går inte att tro att vi har ett generellt tänkande som gäller i alla situationer. Vi är starkt färgade av hur vi tänker i relation till den situation vi befinner oss i.
Hur man tänker i ett styrelserum skiljer sig mycket från hur man tänker i fikarummet. Vad andra säger och gör i styrelserummet påverkar hur man tänker, delvis på grund av att styrelsearbetet följer vissa procedurer och syftar mot att hantera vissa frågor. Detta gör att man kan se likheter mellan ett styrelserum och ett annat styrelserum. Trots likheterna finns det dock skillnader och dessa beror på de interagerande individerna och på mötesrummets ”kultur”.
Utmaningen för en interimschef är att varje ny situation just är ny. Det finns ingen situation som är identisk med en annan situation. Trots att det finns likheter så behöver man ta in vad som sker i situationen. Om man tänker sig att man ska uppnå till vissa beslut innan man går in i ett ledningsmöte kommer man att märka att man går därifrån med andra tankar.
Tänkande är med detta synsätt inte en privat angelägenhet. Det är ett tänkande ”vi”. Därför är en chefs roll inte alltid så individfokuserad som man kan tro. Som interimschef har man en ledningsgrupp som man tänker med. Som ledare för en organisation har men en organisationskultur som färgar tänkandet.
Om man ska se på situerat tänkande ur ett systemteoretiskt perspektiv och använda evolutionsteoretiska begrepp kan man föreställa sig att den rationalitet som gäller inom en organisation, som kan verka irrationell i förhållande till hur de tänker i en annan organisation, bara är ett sätt att överleva. Andra följer en annan rationalitet för att överleva som varken är mer eller mindre sund.
Hur man utvecklas och tar sin plats i det större samhället görs utifrån den egna organisationens logik. Det kan i viss utsträckning vara detta som bildar en organisations kultur, d.v.s. så man rutinartat tänker och agerar i den egna organisationen.
Ett annat sätt att uttrycka det är att som interimschef är man inte en individ som ska leda en organisation utan det finns en organisation som man ska bli en del av. Samtidigt blir tillkomsten av denna nya del något som även påverkar omgivningen. En organisation är sina delar, d.v.s. sina medarbetare.
Sammanfattning
Det finns en lång rad icke-kognitiva krav som ställs på en interimschef men vissa krav är definitivt kognitiva och de mest centrala är att hålla långtidsminnet i gott trim, att dra nytta av sin expertis för att fatta beslut och lösa problem, att inte lita allt för mycket på beslutsstödssystem, att förstår den sociala situationen och sätta sig in i vad/hur nyckelpersoner tänker. Att leva under långvarig stress försämrar flera kognitiva funktioner.
Slutligen har forskningen om situerad kognition visat vilka utmaningar man ställs inför som ny i en situation. På kort sikt finns dessa utmaningar hela tiden där. På lång sikt förändras organisationen. Det är nyttigt att tänka att ett forskningsfält som kognitionsvetenskap inte är helt och hållet individcentrerat. Vi ingår i sociala och kulturella sammanhang som antingen ingår i tänkandet eller färgar tänkandet.
